4.2 E-Mails 
Fangen wir also mit den E-Mails an. Dies ist naturgemäß ein wichtiges Thema, da das Verschicken von E-Mails das schlagende Argument und eine der Kernkompetenzen des Internets ist. Wir wollen uns mit der nötigen Vorsicht an das Thema heranwagen.
4.2.1 IMAP 
Da wir die zahlreichen Probleme, die beim Ex- und Import auftreten können, vermeiden wollen, beschäftigen wir uns nun zuerst mit einer vorbildlichen Speicherung von E-Mails. Das Zauberwort hierbei lautet IMAP.
Was ist IMAP?
Die Abkürzung »IMAP« steht für Internet Message Access Protocol. Das Protokoll IMAP erlaubt den Zugriff auf empfangene E-Mails und deren Verwaltung. Im Gegensatz zum weiter verbreiteten Protokoll POP3 verbleiben die Mails in der Regel auf dem Mailserver und werden nur bei Bedarf auf den Client-Rechner übertragen.
Ob Sie IMAP mit Ihrem bisherigen Postfach nutzen können, erfahren Sie am besten von dem Anbieter Ihres Postfachs. Leider stellen nicht alle Anbieter diese Technik zur Verfügung, da sie – bei allem Komfort – sehr viel Last auf ihren Servern verursacht und damit eine Kostenfrage darstellt.
IMAP wurde mit dem Ziel entworfen, den Zugriff auf Mailboxen und Nachrichten so bereitzustellen, als ob diese sich auf dem lokalen Rechner befänden.
Vorteile
Die Vorteile sind vielfältig:
- zentrale Speicherung und Archivierung der E-Mails
- gemeinsam genutzte Mailboxen für mehrere Benutzer möglich
- Manche Server-Implementationen bieten eine Rechtevergabe für Mailboxen (lesen, schreiben, löschen, administrieren usw.) pro Benutzer und erlauben damit eine detaillierte Zugriffssteuerung.
- Das Suchen und Sortieren kann auf dem Server durchgeführt werden, sodass auch Clients mit geringer CPU-Leistung effizient große Mailboxen nutzen können.
- Reduzierung des lokalen Datenvolumens (besonders wichtig bspw. für Mobiltelefone)
- Möglichkeit sofortiger Zustellung ohne ständige Abfragen durch Push-Verfahren
Nachteile
IMAP hat natürlich auch einige Nachteile, die ich nicht verschweigen möchte:
- Da die E-Mails in der Regel auf dem Server liegen, ist zum Zugriff auf die Mails eine Internetverbindung notwendig. Manche E-Mail-Clients halten zusätzlich eine Kopie der E-Mails auf der lokalen Platte, um diesem Problem zu begegnen (offline mode). Einige Clients erlauben sogar das Bearbeiten (Verschieben, Löschen etc.) von – zuvor lokal gespeicherten – Mails ohne bestehende Internetverbindung. Die durchgeführten Aktionen werden bei der nächsten Verbindung mit dem IMAP-Server nachgeholt. Dieser Betriebsmodus wird als disconnected mode bezeichnet.
- Besonderes Augenmerk ist auf Datenschutz, Sicherheit und Backup der Server zu richten, da hier in der Regel große Mengen persönlicher und geschäftlicher E-Mails liegen. Dies ist für den Endbenutzer besonders dann relevant, wenn er keinen Server im eigenen Netz, sondern einen Provider im Internet nutzt.
Sie sehen also, dass IMAP einige bedeutende Vorteile hat, die uns bei jeglichen Migrationen vor Problemen bewahren. Einmal eingerichtet, haben Sie ein Leben lang nie mehr Probleme mit Migrationen, ob nun bei einem Wechsel von Windows zu Linux oder umgekehrt.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie, egal wo Sie sich aufhalten, immer an Ihre E-Mails herankommen. Wenn Sie POP3 benutzen, können Sie sich zwar auch immer nur Kopien auf Ihren Rechner herunterladen, aber IMAP bietet unter anderem den deutlichen Vorteil, dass die beantworteten E-Mails auch mit einer dazugehörigen Kennzeichnung versehen werden. So haben Sie von überall her komplette Kontrolle und Übersicht über Ihre E-Mails, als ob Sie sie lokal auf Ihrem Rechner hätten.
Sie können natürlich auch komplett auf Programme verzichten und Ihren gesamten E-Mail-Verkehr online abwickeln. Dafür brauchen Sie nur Ihren Browser. Die Möglichkeit der Bearbeitung mit lokal installierten Programmen ist aber weitaus bequemer und hat bei Verwendung von IMAP den zusätzlichen Vorteil, dass Sie eine zusätzliche Datensicherung Ihrer E-Mail betreiben.
IMAP und POP3 parallel
Noch ein Wort vorweg: Sie können natürlich IMAP und POP3 parallel verwenden. Wenn Sie schon POP3 für Ihr E-Mail-Programm eingerichtet haben, dann fügen Sie einfach ein zusätzliches IMAP-Konto hinzu. Wie dies unter den gängigsten Windows-Programmen funktioniert, erkläre ich Ihnen im Folgenden. Wenn Sie IMAP eingerichtet haben, können Sie ganz bequem per Drag & Drop (zu Deutsch »nehmen und ablegen«) Ihre Mails vom POP3-Konto in das IMAP-Konto verschieben. Die Einrichtung von IMAP unter Linux erfahren Sie für
- Evolution in Abschnitt
- Thunderbird in Abschnitt und
- KMail in Abschnitt.
IMAP mit Outlook
In voller Breite über die verschiedensten Programme unter Windows zu schreiben, würde den Rahmen des Buches sprengen. Die folgenden Kurzanleitungen sollen Ihnen die wichtigsten Informationen kurz zusammenfassen. Sie finden im Internet sehr viel Hilfe zu der Einrichtung von E-Mail-Konten in den entsprechenden Programmen. Des Weiteren lohnt sich auch oftmals ein Blick in die Hilfe-Dokumentation oder in die Hilfeseiten Ihres Providers.
Outlook ist die Verwaltungs- und Organisationslösung von Microsoft. Es erfreut sich sehr großer Beliebtheit und vereint einen Kalender, Adressbücher, Notizen und nicht zuletzt ein Mailprogramm unter einer übersichtlichen Oberfläche. Diese Personal Information Manager (kurz: PIMs) sind derart beliebt, dass GNOME mit Evolution und KDE mit Kontact versuchen, dieses erfolgreiche Konzept zu kopieren. Die Vorgehensweise bei Outlook 2002, Outlook 2003 und Outlook 2007 ist im Prinzip immer die gleiche:
| 1. | Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail Konten. |
| 2. | Im folgenden Fenster des Assistenten markieren Sie Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen und bestätigen die Auswahl mit Weiter. |
| 3. | Wählen Sie anschließend den Servertyp, mit dem Ihr E-Mail-Konto arbeitet – in unserem Fall IMAP –, und bestätigen Sie die Auswahl mit Weiter. |
| 4. | In die Maske zur Aufnahme Ihrer Zugangsdaten tragen Sie Ihre individuellen Parameter ein. Auskunft über die einzugebenden Werte liefert Ihr Provider. Klicken Sie anschließend auf Weitere Einstellungen... |
| 5. | Im Reiter Allgemein tragen Sie einen Namen für das Konto ein. Unter Benutzerinformationen können Sie neben dem Firmennamen (optional) eine Antwortadresse eintragen. Diese wird künftig dem Empfänger automatisch beim direkten Antworten auf IhreE-Mails als Empfängeradresse angezeigt. |
| 6. | Anschließend können Sie optional unter Postausgangsserver die Option Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung auswählen. Wählen Sie Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden. |
| 7. | Bestätigen Sie alle Eingaben mit OK, und verlassen Sie das Dienstefenster mit Fertig stellen. |
| 8. | Stellen Sie nun ein, aus welchen Ordnern das Programm die E-Mails übertragen soll. Klicken Sie dafür auf Extras • IMAP-Ordner. |
| 9. | Im folgenden Fenster werden alle Ordner angezeigt, die Sie in Ihrem Postfach haben. Wenn Sie E-Mails aus den Ordnern übertragen lassen möchten, markieren Sie diese und klicken anschließend auf Abonnieren. Klicken Sie abschließend auf OK. |
| 10. | Um E-Mails abzurufen, klicken Sie auf Senden und Empfangen. |
| 11. | Nun erscheint in der Ordnerliste ein zweiter, separater Persönlicher Ordner mit Ihrem IMAP-Konto und den dazugehörigen Ordnern. |
Die Einrichtung von E-Mail-Konten ist zugegebenermaßen in Outlook ziemlich umständlich. Wesentlich einfacher und schneller geht dies in Outlook Express oder Windows Mail. Diesen beiden Helfern wende ich mich im nächsten Abschnitt zu.
IMAP mit Windows Mail/Outlook Express
Outlook Express ist das standardmäßig installierte und kostenlose E-Mail-Programm in Windows. Outlook Express ist der kleine Bruder vom großen Outlook, in Sachen E-Mail-Funktionalität aber völlig ausreichend:
| 1. | Wählen Sie Extras • Konten • Hinzufügen • E-Mail (siehe Abbildung). |
| 2. | Geben Sie nun Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein. |
| 3. | In dem sich öffenden Fenster wählen Sie IMAP als Typ des Posteingangsservers aus und tragen Ihre individuellen Parameter ein. Auskunft über die einzugebenden Werte liefert Ihr Provider (siehe Abbildung). |
| 4. | Nun erscheint in der Ordnerliste ein zweiter, separater Persönlicher Ordner mit Ihrem IMAP-Konto. |
Abbildung 4.1 Outlook Express ist das »abgespeckte« Outlook.
Windows Mail
Windows Mail ist der Nachfolger von Outlook Express und in Windows Vista standardmäßig enthalten. Die Vorgehensweise ist hier im ersten Schritt ein wenig anders, verläuft aber im Prinzip wie bei den älteren Versionen auch (siehe Abbildung).
Abbildung 4.2 Bei Windows Mail ist die Vorgehensweise ähnlich wie bei Outlook Express.
In der aktuellen Version von Windows Mail ist es nicht möglich, E-Mails in einem Format zu exportieren, mit dem andere (offene) Programme umgehen können. Der Export erfolgt ausschließlich in einem »Windows Mail«-Format oder an einen Microsoft Exchange Server. Es bleibt abzuwarten, ob sich die offenen Programme dieses Formats annehmen und ein Import daraufhin möglich ist. Zum Zeitpunkt der Drucklegung dieses Buchs war mir kein derartiges Programm bekannt. Allerdings ist Evolution ab Ubuntu 9.04 in der Lage, das MAPI-Protokoll von Microsoft Exchange zu verwenden. Bisher unterstützte Evolution nur das SOAP-Protokoll von Exchange, das nicht bei allen Exchange-Servern vorhanden ist. Diese Unterstützung verbesserte deutlich die Zusammenarbeit von Evolution mit Exchange-Servern.
Windows 7 und Windows Live
Mit Windows 7 lagert Microsoft immer mehr Dienste und Services ins Internet aus. Die gemeinsame Plattform dieser Services nennt sich Windows Live. Im Betriebssystem selbst ist kein Mail-Programm mehr enthalten – Sie müssen sich dies über die Seite http://download.live.com erst herunterladen und installieren. Nach der Installation können Sie Windows Live Mail über die Programm-Verknüpfungen starten.
Die Einrichtung eines IMAP- oder POP3-Kontos hat sich nur geringfügig verändert, sodass Sie mithilfe der bereits gegebenen Anleitungen keinerlei Probleme haben sollten. Leider öffnet sich Microsoft weiterhin nicht – der Export funktioniert lediglich in das hauseigene .eml-Format (Windows Live Mail-E-Mail) oder an einen Exchange-Server. Daher der Tipp: Verwenden Sie Thunderbird.
IMAP mit Thunderbird
Natürlich kann man nicht nur mit Microsoft-Produkten ein IMAP-Konto einrichten. Die Vorgehensweise bei Thunderbird ähnelt der von Outlook Express (siehe Abbildung) sehr und muss daher nicht gesondert beschrieben werden.
Abbildung 4.3 Thunderbird unter Windows beim Einrichten eines IMAP-Kontos
| IMAP-Nachrichten richtig löschen mit Thunderbird |
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Wer Thunderbird für seinen IMAP-Account nutzt, wird schnell feststellen, dass gelöschte Mails nur im Thunderbird nicht angezeigt werden, im Web-Client hingegen schon. Dieses Verhalten ist relativ lästig, wenn man gewohnt ist, dass gelöschte Mails in den Papierkorb verschoben werden. |
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Der Schlüssel liegt hier in der Funktion Expunge (auch Bereinigen oder Komprimieren eines Ordners genannt). Wahlweise aktiviert man unter Bearbeiten • Konten • Server-Einstellungen die Option Bereinigen des Posteingangs beim Verlassen oder man benutzt den Konfigurationseditor (Bearbeiten • Einstellungen • Erweitert • Allgemein • Konfiguration bearbeiten) und setzt den Wert mail.imap.expunge_after_delete mit einem Doppelklick auf true. |
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Letztere Möglichkeit wirkt nicht nur auf den Posteingang eines bestimmten Kontos, sondern auf alle vorhandenen Ordner. Wenn jetzt die Option Beim Löschen einer Nachricht in den Papierkorb verschieben (Bearbeiten • Konten • Server-Einstellungen) aktiviert ist, zeigt Thunderbird auch für IMAP-Konten das gewünschte Verhalten. |
4.2.2 Aus Outlook/Outlook Express exportieren
Am besten nutzen Sie für den Export die im nächsten Abschnitt beschriebene Methode, Ihre E-Mails einfach in die Windows-Version von Thunderbird importieren zu lassen – auch wenn Evolution ab Ubuntu 9.04 prinzipiell in der Lage ist, Outlook-Archive direkt zu importieren. Bei meinen Tests funktionierte dies leider nicht zuverlässig, aber einen Versuch kann es trotzdem wert sein. Sie ersparen sich dann die folgende Prozedur mit Mozilla Thunderbird. In Evolution finden Sie den Dialog zum Importieren dieser .pst-Dateien unter Datei • Importieren.
Beim ersten Start von Thunderbird werden Sie vom Import-Assistenten gefragt, ob Einstellungen und Daten von Outlook oder Outlook Express importiert werden sollen. Sie können diesen Assistenten auch nachträglich über Extras • Importieren ... starten. Damit haben Sie alle E-Mails (sofern Sie POP3 statt IMAP nutzen) und Ihr Adressbuch in einem Schritt exportiert.
4.2.3 Aus Thunderbird exportieren
Thunderbird bietet weder in der Windows- noch in der Linux-Version eine direkte Exportfunktion für E-Mails. Sie können einfach den Mail-Ordner komplett sichern. Den Pfad zu diesem Ordner finden Sie in der Windows-Version unter Extras • Konten • Lokale Ordner (eventuell auch unter Servereinstellungen). Unter Ubuntu lautet der Pfad Bearbeiten • Konten • Lokale Ordner (eventuell auch unter Servereinstellungen).
Abbildung 4.4 Passen Sie den Speicherordner von Thunderbird an.
Sie können diesen Pfad auch nach der Neuinstallation anpassen – legen Sie den Thunderbird-Ordner auf eine FAT32- oder NTFS-Partition, die dem Datenaustausch dient, so können Sie denselben Ordner für Ihre Mails unter Ubuntu und unter Windows nutzen (siehe Abbildung).
4.2.4 In Kontact importieren
Um Ihre auf der FAT-Partition liegenden E-Mails in KMail zu importieren, klicken Sie auf Datei • Nachricht importieren. Es öffnet sich der Dialog aus Abbildung). Wählen Sie Importieren der lokalen Mails und der Ordnerstruktur von Thunderbird/Mozilla aus. Geben Sie im folgenden Dialog den Pfad zu Ihrem Thunderbird-Verzeichnis an, und klicken Sie auf OK. Nun sind Ihre Mails in KMail importiert.
Abbildung 4.5 Importieren von E-Mails in KMail
